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El sistema de gestión Six Sigma puede mejorar la rentabilidad de una organización al incrementar la calidad de sus procesos. Six Sigma ha mejorado los procesos y la rentabilidad de empresas como General Electric, Motorola y AlliedSignal desde los años 80. Las implementaciones exitosas de Six Sigma contienen los siguientes elementos comunes:
Apoyo a la dirección ejecutiva
– Para tener éxito, Six Sigma debe ser una parte permanente de la estrategia y la práctica empresarial. Debe estar en el centro de la visión de la dirección de la empresa. La adopción de Six Sigma requiere el pleno apoyo de la alta dirección . Los ejecutivos establecen los criterios de selección y aprobación de proyectos y definen los estándares para el éxito. La dirección tiene el poder de seleccionar y capacitar al equipo de implementación; puede garantizar que los mejores empleados de la organización se hagan cargo de la implementación de Six Sigma. Esto envía un mensaje poderoso sobre el compromiso de la empresa con Six Sigma.
Asignación de recursos
– El recurso más importante que se necesita para implementar Six Sigma son las personas. Six Sigma funciona mejor cuando hay una masa crítica de empleados en todos los niveles de la empresa que están capacitados para dirigir y dotar de personal a los equipos de proyectos. El apoyo de la alta dirección a la implementación de Six Sigma ayuda a superar la oposición que puede surgir cuando los mejores y más brillantes empleados de la organización dejan de trabajar diariamente para recibir capacitación en los métodos de Six Sigma.
Capacitación
– Cualquier esfuerzo por implementar Six Sigma tendrá éxito únicamente si la capacitación que reciben los empleados es de calidad. Una capacitación eficaz tiene en cuenta en primer lugar los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para cada grupo de participantes. Una vez que se han evaluado las habilidades necesarias, los empleados pueden necesitar una educación de recuperación para asegurarse de que cumplen los requisitos básicos de alfabetización y aritmética.
La capacitación comienza en el nivel ejecutivo para ayudar a los gerentes superiores a comprender la visión de cómo la metodología Six Sigma impacta el éxito empresarial, de modo que los proyectos Six Sigma puedan conectarse con el logro de los objetivos empresariales. Los gerentes intermedios reciben capacitación para ser campeones de Six Sigma y actuar como patrocinadores de proyectos para liderar con el ejemplo y demostrar el compromiso de la organización con Six Sigma al otorgar autoridad a los equipos de proyectos y asignar los recursos necesarios.
Los cinturones negros son elegidos por su capacidad de liderazgo y su conocimiento de las operaciones y la cultura de la empresa. Su formación se centra no sólo en la metodología Six Sigma, sino también en la finalización exitosa de proyectos para prepararlos para liderar equipos de proyectos a tiempo completo. Los cinturones verdes son elegidos entre las filas de la empresa y poseen conocimiento de los procesos comerciales y habilidades de pensamiento crítico. La formación de cinturón verde proporciona a los candidatos una comprensión básica de Six Sigma y les permite participar y contribuir de manera significativa en el equipo del proyecto.
Datos para la toma de decisiones
– El proceso Six Sigma se basa en el análisis de datos. La recopilación e interpretación de datos son aspectos clave de Six Sigma que ayudan a determinar qué proyectos selecciona una organización para mejorar y qué recursos se dedican al proyecto. El análisis correcto de los datos del proceso proporciona a las organizaciones información cuantificable para tomar decisiones objetivas.
Las organizaciones deben implementar y ejecutar Six Sigma correctamente para disfrutar de sus beneficios. Si la alta dirección y los promotores no respaldan Six Sigma con la promoción interna y la asignación de los recursos necesarios, los equipos de proyecto seguirán su ejemplo y las presiones a corto plazo de las operaciones diarias desplazarán los beneficios a largo plazo de la mejora de procesos. Además, Si no se incluye a los empleados de alto rendimiento en el proceso y no se les proporciona la capacitación adecuada, los equipos de proyecto tendrán dificultades y serán ineficaces. Si la dirección busca mejoras basadas en datos incorrectos o malinterpretados, los cambios de proceso podrían ser inadecuados o producirse en el área equivocada.
Desafíos comunes al implementar Six Sigma
Ejecutivos, expertos y empleados llevan años alabando la metodología de mejora continua de procesos Six Sigma. Las organizaciones que la han implementado han mejorado sus productos, servicios y procesos. La capacidad de reducir los defectos les ha ayudado a aumentar la productividad, la satisfacción del cliente y la rentabilidad.
Lo que se menciona con menos frecuencia son los obstáculos que se interponen en el camino de la implementación de Six Sigma. Ningún análisis de la ejecución de Six Sigma está completo sin abordar los obstáculos que enfrentan las organizaciones al implementar Six Sigma y cómo superarlos.
A continuación se presentan algunos obstáculos comunes a la hora de implementar con éxito Six Sigma en una organización y cómo erradicarlos.
Falta de compromiso del liderazgo
Una verdadera prueba del compromiso de una empresa con la implementación de Six Sigma se produce cuando la dirección decide qué empleados se dedicarán al proyecto. Utilizar a quien esté disponible en lugar de dedicar a los mejores talentos a las iniciativas de Six Sigma pone al proyecto en una situación incierta y reduce las probabilidades de éxito. Un proyecto Six Sigma exitoso requiere líderes que estén dispuestos a dedicar recursos de tiempo, talento y dinero al proyecto.
Reasignar a los mejores empleados de su trabajo actual para implementar proyectos Six Sigma es un sacrificio a corto plazo, pero puede desbloquear los beneficios de Six Sigma a largo plazo.
Comprensión incompleta de las metodologías Six Sigma
En su afán por cosechar los beneficios de la implementación de la metodología Six Sigma, algunas organizaciones se apresuran a implementarla antes de tener una comprensión clara de lo que requiere una implementación exitosa de Six Sigma. Esto puede ocurrir cuando las empresas implementan Six Sigma simplemente para mantenerse a la par de la competencia o para impresionar a los accionistas al poder usar la terminología de mejora continua de procesos en la documentación de la empresa. Las organizaciones que implementan Six Sigma solo como un cambio cosmético o lo implementan sin los recursos que requiere, solo están invitando al fracaso.
Las empresas pueden superar este obstáculo si se comprometen plenamente con el proceso y contratan y respaldan a expertos en Six Sigma para garantizar que la empresa implemente la metodología y no solo utilice la terminología. Estos expertos también mantienen el proyecto centrado en las operaciones principales, donde pueden marcar la diferencia, y no solo en los cambios simples y los frutos al alcance de la mano.
Mala ejecución
Incluso bajo la guía experta de campeones de proyectos y Master Black Belts, los proyectos de mejora de la calidad Six Sigma pueden salir mal si no se ejecutan correctamente. La mala ejecución ocurre cuando las mejoras de los procesos no están alineadas con los objetivos de la organización , cuando el proyecto se basa en la solución reactiva de problemas en lugar de cumplir con los objetivos estratégicos o cuando el proyecto de mejora de la calidad se centra en el resultado del proceso en lugar de en los insumos.
Cuando las empresas entienden que las metodologías Six Sigma no están diseñadas para operar en el vacío, sino que funcionan mejor cuando están alineadas con las metas y objetivos de la organización, tienen más probabilidades de mantenerse en el camino correcto.
Las organizaciones que descubren que no están obteniendo las ganancias de productividad o los ahorros financieros que esperaban con la aplicación de la metodología Six Sigma no se sienten decepcionadas porque la metodología sea ineficaz. La causa más probable de su decepción es que los proyectos carecen de un liderazgo eficaz y se gestionan de forma ineficiente. Cuando el liderazgo se compromete a aplicar la metodología Six Sigma, asigna los mejores talentos a los equipos de proyecto, somete el proyecto a un proceso formal de selección y revisión y proporciona los recursos necesarios, las probabilidades de éxito de Six Sigma aumentan drásticamente.
Formación de un equipo para la implementación de nuevos procesos
Six Sigma es un catalizador del cambio. El hecho de que su equipo utilice Six Sigma implica que algo en proceso necesita mejorarse y que las técnicas de Six Sigma pueden modificar el proceso para que funcione mejor.
Completar el ciclo Six Sigma nos indica qué es necesario cambiar y cómo hacerlo, pero una vez identificado el cambio, todavía es necesario implementarlo. El cambio no se producirá por sí solo, por brillante que sea la innovación. Tendemos a desconfiar de los cambios y a ser reacios a realizarlos, incluso los necesarios, porque el cambio implica incertidumbre y requiere mucho trabajo.
General Electric (GE), pionera de Six Sigma, creó el Proceso de Aceleración del Cambio (CAP, por sus siglas en inglés) para ayudar a implementar proyectos Six Sigma recién finalizados. La implementación de nuevos procesos y su conversión en prácticas empresariales permanentes requiere los esfuerzos de un equipo especializado con un plan de proyecto sólido.
Creando el equipo
La aceleración del cambio normalmente requiere su propio equipo. Al igual que el equipo de proyecto Six Sigma, el equipo de cambio está formado por diferentes miembros con diferentes funciones.
Campeón : este individuo establece la dirección, determina los resultados y obtiene recursos para el equipo.
Líder del equipo : como siempre, los líderes son responsables de los resultados que ofrece el equipo. Motivan a los miembros para que logren los objetivos establecidos del equipo.
Miembros del equipo : estas personas son seleccionadas por sus habilidades y experiencia. Tienen la autoridad para tomar decisiones y son responsables de sus acciones.
Coach de equipo : este puesto requiere una amplia experiencia en la implementación de cambios. El coach debe estar disponible para asesorar al equipo cuando sea necesario.
Hacer el esfuerzo de seleccionar a los miembros correctos del equipo y asignarles roles bien entendidos al comienzo del proyecto ayuda a prevenir problemas y confusiones en el futuro.
Establecer el alcance del proyecto
Una vez que el equipo de cambio está en marcha y cada miembro del equipo comprende su función en la implementación del cambio, el equipo debe definir el alcance del proyecto. El alcance es el trabajo que el equipo debe realizar para completar el proyecto.
Para establecer el alcance del proyecto es necesario identificar y documentar los objetivos específicos del proyecto, los resultados, las tareas y los plazos necesarios para implementar el cambio. Los equipos utilizan distintas herramientas para ayudarlos a crear y comprender el alcance del proyecto, como:
Enmarcar el alcance : este es un ejercicio visual que proporciona a los miembros del equipo tarjetas que describen todos los aspectos del proyecto, incluidos los resultados, las personas afectadas, el tiempo, los productos afectados, etc. Luego, el facilitador dibuja un marco en una pizarra que representa el alcance del proyecto. Luego, los miembros del equipo se turnan para colocar sus tarjetas dentro del marco, fuera del marco o mitad adentro y mitad afuera del marco para indicar lo que debe incluir el alcance del proyecto.
Declaración de 15 palabras : cada miembro del equipo recibe una hoja de rotafolio y un marcador y se le pide que escriba una definición del proyecto en 15 palabras o menos. Todos los gráficos se colocan en una pared y cada miembro del equipo los revisa. Los miembros del equipo identifican palabras vagas en cada declaración y el autor brinda más detalles sobre cómo se ve el concepto o cómo sabrá el equipo cuando lo alcance. Luego, el equipo compila las declaraciones individuales en una declaración de definición del proyecto grupal.
La mejora de procesos no se produce por sí sola. Requiere la rigurosa metodología de Six Sigma y un equipo de proyecto dedicado a crear cambios que eliminen las variaciones y reduzcan los defectos. Del mismo modo, la implementación del cambio no se produce por sí sola. También requiere un equipo dedicado a implementarlo y la estricta metodología que proporciona el proceso de aceleración del cambio.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo puedo obtener la certificación Six Sigma?
Entender la filosofía de gestión de su organización, seleccionar entre Six Sigma y Lean Six Sigma, determinar qué nivel es adecuado para usted, aprender sobre las pruebas asociadas a él, inscribirse en un curso de capacitación y obtener su certificación son los pasos para obtener la certificación Six Sigma.
2. ¿Qué significa Six Sigma?
Six Sigma es una metodología de mejora de la calidad para empresas que cuenta la cantidad de fallas en un proceso y busca corregirlas sistemáticamente. Las empresas la utilizan para eliminar fallas y mejorar cualquiera de sus procedimientos con el objetivo de aumentar las ganancias.
3. ¿Cuál es la diferencia entre Six Sigma y Lean Six Sigma?
Lean y Six Sigma se diferencian principalmente en que Lean afecta con frecuencia a todos los aspectos de una organización en lugar de centrarse únicamente en la producción. Lean Six Sigma combina estas dos estrategias para producir un potente conjunto de herramientas para abordar la reducción de desperdicios.
4. ¿Cuáles son los pasos de Six Sigma?
Los cinco pasos de Six Sigma se adhieren a una metodología conocida entre los expertos en el sector como DMAIC. Las palabras «definir, medir, analizar, mejorar y controlar» están escritas en este acrónimo.
5. ¿Qué es Lean Six Sigma?
Lean Six Sigma es un método para mejorar el rendimiento mediante la eliminación sistemática de desperdicios y la reducción de la variación, que se basa en un esfuerzo colaborativo de equipo. El aumento del rendimiento y la disminución de la variación del proceso contribuyen a la reducción de defectos y a mejoras en las ganancias, la moral de los empleados y la calidad del producto o servicio.
6. ¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua (también conocida como «mejora rápida») es una técnica de mejora Lean que ayuda a optimizar el flujo de trabajo. El método de trabajo Lean permite flujos de trabajo eficientes que ahorran tiempo y dinero, lo que permite reducir el tiempo y el esfuerzo desperdiciados.
7. ¿Qué es Lean Six Sigma Yellow Belt?
Un cinturón amarillo certificado en Lean Six Sigma por el Council for Six Sigma Certification (CSSC) es alguien que tiene conocimientos básicos de Six Sigma pero que no lidera proyectos por su cuenta. Suele estar a cargo de crear mapas de procesos para respaldar proyectos Six Sigma.
8. ¿Qué es Lean Six Sigma Green Belt?
Six Sigma Green Belt es un curso de certificación que le brinda experiencia práctica con más de 100 herramientas y técnicas. Estas técnicas son necesarias para participar en proyectos de mejora DMAIC. DMAIC es un acrónimo que significa definir, medir, analizar, mejorar y controlar.
9. ¿Qué es Lean Six Sigma Black Belt?
Un cinturón negro Lean Six Sigma tiene un conocimiento profundo de todos los aspectos del método Lean Six Sigma, incluido un alto nivel de competencia en las fases de definición, medición, análisis, mejora y control (DMAIC) según lo define el IASSC.
10. ¿Cuáles son los cinco principios clave de Six Sigma?
El éxito de Six Sigma se basa en cinco principios fundamentales: orientación al cliente, análisis basado en datos, mejora proactiva, colaboración multifuncional y minuciosidad y flexibilidad.
11. ¿Cuáles son los pasos de Six Sigma?
La metodología Six Sigma consta de cinco etapas impulsadas por datos: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar (DMAIC).
12. ¿Qué es Six Sigma con un ejemplo?
Six Sigma es una metodología basada en datos que se utiliza para mejorar los procesos minimizando los defectos y las variaciones. Por ejemplo, una empresa manufacturera puede utilizar Six Sigma para reducir la cantidad de productos defectuosos producidos mediante la optimización de su proceso de producción.
13. ¿Qué son las herramientas Six Sigma?
- Análisis de causa y efecto
- Diagrama de flujo
- Diagrama de Pareto
- Histograma
- Hoja de verificación
- Diagrama de dispersión
- Gráfico de control
14. ¿Qué es la fórmula Seis Sigma?
El uso de la ecuación Y = f(x) ayuda a identificar relaciones de causa y efecto dentro de un proyecto, lo que permite medir el desempeño y descubrir áreas de mejora.
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Sobre la autora
Romina Orlando
Con más de 20 años de experiencia en liderazgo, gestión financiera y empresarial. Brindo Educación y Consultoría a profesionales, bancos y empresas. Puedes seguirme en mis redes:
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