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¿Qué es Lean?
Lean se refiere a la reducción de desperdicios en una empresa. Los desperdicios son todo aquello que no beneficia el resultado final ni agrega valor a una organización.
Esperar regularmente el envío de productos, tener procesos que pasan días sin realizarse y productos que permanecen en una habitación hasta que se los necesita pueden considerarse desperdicios.
El objetivo de la gestión Lean es sincronizar los procesos empresariales para que no haya tiempos de inactividad y las operaciones se realicen de la forma más fluida posible.
Un enfoque Lean ayuda a las empresas a eliminar actividades que carecen de valor. Una de las principales ventajas de esto es la capacidad de ofrecer el mismo valor a los clientes, pero con menos esfuerzo.
Como tal, Lean no significa hacer que los empleados trabajen más duro y más rápido; una estrategia Lean simplemente les dará a los empleados más tiempo para dedicarlo a los procesos que agregan valor y que se sumarán al resultado final del negocio.
¿Qué es Six Sigma?
Si Lean trata de optimizar procesos, Six Sigma trata de mejorar la calidad de lo que la empresa entrega, asegurando que la variación se mantenga al mínimo.
Six Sigma se refiere a un método de control estadístico de la calidad y es efectivamente una metodología de resolución de problemas basada en datos. Al igual que Lean, tiene sus orígenes en la fabricación. Six Sigma, que recibe su nombre del símbolo matemático de una desviación estándar (sigma), es el rango ideal aceptable de desviación de una medida matemática ideal, que es de 3,4 defectos por millón de unidades de producción. Eso significa que el 99,99966 por ciento de todos los procesos deben completarse sin imprecisiones ni defectos.
Muchas empresas adoptan Six Sigma porque establece un objetivo que está en el ámbito de la perfección, pero es lo suficientemente realista como para brindar a los empleados de la organización el deseo y la motivación para alcanzarlo.
Imaginemos que en una estación de tren concurrida hay un millón de salidas y llegadas al año. En el nivel Sigma 4 habría 5000 errores. ¿Es suficiente?
En el nivel Sigma 6 solo habría dos errores.
Por el contrario, si tomamos un teléfono móvil que tiene miles de componentes que deben ensamblarse correctamente para garantizar que el dispositivo funcione, una desviación inferior al 99,9 % probablemente daría como resultado un dispositivo que no funcionaría.
El objetivo de Lean y Six Sigma es eliminar el desperdicio, optimizar los procesos, fomentar la gestión de procesos de negocio y mejorar la calidad de su producto o servicio.
En resumen, Lean tiene como objetivo limpiar las actividades entre los procesos que agregan valor y Six Sigma busca mejorar el resultado de los procesos y el trabajo que se realiza.
Lean Six Sigma es una herramienta imprescindible para empresas de todos los tamaños, ya que convierte la calidad en una estadística cuantificable. Permite a las empresas observar y estudiar los procesos de forma científica con el objetivo final de eliminar los desperdicios.
Cómo tener éxito con 12 estrategias esenciales de Lean Six Sigma
1. Fabricación celular
La fabricación celular es un enfoque de fabricación eficiente para la mejora de procesos. Se define por dos características principales: componentes agrupados y células de fabricación. En la fabricación celular, las familias de piezas se crean en una célula de máquinas.
Una célula es un área de producción claramente definida y separada de otras células de fabricación, en la que cada célula tiene la responsabilidad final de la familia de piezas y componentes. Piense en las células como si fueran miniinstalaciones de producción dentro de una instalación de producción más grande. Esto se conoce como tecnología de grupo.
Es una alternativa a la línea de producción tradicional. Una línea de producción se refiere a una línea continua de trabajadores que agregan valor al producto desde la recepción de la materia prima hasta el producto terminado.
La principal desventaja
La principal desventaja de una línea de producción es que una interrupción en cualquier parte de la línea puede detener todo el proceso, ya que cada componente depende de los componentes que lo preceden.
La fabricación celular implica la reorganización de las estaciones de trabajo para facilitar la producción caracterizada por un flujo continuo y menos tiempo de inactividad.
En el mundo de la fabricación, todas las operaciones y máquinas que se necesitan para producir un componente se colocan muy cerca unas de otras, específicamente en forma de «U». De esta manera, los trabajadores pasan menos tiempo moviéndose entre lotes de fabricación y más tiempo agregando valor al componente.
Al disponer los equipos y las estaciones de trabajo en una secuencia que admita la lógica, se puede lograr un flujo de una sola pieza. También conocido como flujo de una sola pieza y flujo continuo, el flujo de una sola pieza es cuando los productos se mueven a través del proceso de fabricación a una velocidad determinada por las necesidades de los clientes.
Consejos para la fabricación celular:
- Agrupar componentes
- Organizar celdas de fabricación en grupos y conjuntos
- Visualizar el producto final como el resultado de una serie de módulos y grupos de componentes unidos entre sí
2. Tiempo takt
El tiempo takt se refiere a la velocidad a la que se completa un producto terminado para satisfacer la demanda del cliente. Es una herramienta esencial para discernir si los bienes fluyen de cada estación a la siguiente de manera eficiente, asegurando así que se cumpla con la demanda del cliente.
En alemán, «takt» significa ritmo. En ese sentido, takt es el pulso rítmico de una empresa y, como un director de orquesta, el tiempo Takt proporciona los medios para medir los procesos y garantizar un flujo continuo y la utilización óptima de las máquinas y los procesos.
El cálculo matemático del takt time es el siguiente:
Fuente: Red PEX
El tiempo disponible para la producción debe reflejar la cantidad de tiempo que los empleados dedican a trabajar en el producto, menos variables como los descansos de las reuniones y otras actividades relacionadas. Por el contrario, la demanda del cliente es una medida de cuántos productos espera comprar un cliente.
Ambas variables deben ser consistentes durante el mismo período de tiempo, como un día o una semana.
El tiempo takt
El tiempo takt no es la cantidad de horas que se invierten en crear un producto, sino el tiempo total que lleva crear un producto, desde el principio hasta el final, garantizando que se logre un flujo continuo y se satisfaga la demanda del cliente.
El tiempo takt es, en efecto, su tasa de ventas y es una buena medida de la eficiencia de los procesos de trabajo. Idealmente, una organización óptima debería tener capacidad que pueda satisfacer fácilmente la demanda sin tener demasiado stock en inventario. Si se utiliza de manera eficaz, el tiempo takt puede promover la eficiencia, ayudando a una empresa a medir el desperdicio y a discernir fácilmente qué áreas de producción tienen dificultades, están cumpliendo con los plazos o necesitan ajustes.
Un ejemplo de Takt time:Tiempo total: 8 horas X 60 minutos = 480 minutosPausas: 50 minutosTiempo disponible: 430 minutosDemanda del cliente en 8 horas: 100 unidades
Takt time: 430 / 100 = 4,3 minutos = 258 segundos
En este ejemplo, el cliente necesitará una unidad cada 258 segundos.
Sin embargo, es posible que desee producir una sola unidad en poco menos de 258 segundos para adaptarse a cualquier variación en los pasos del proceso. Es fundamental que, antes de implementar el sistema takt, se asegure de que los procesos sean confiables, puedan ofrecer una buena calidad y que las máquinas tengan un tiempo de funcionamiento muy elevado.
3. Trabajo estandarizado
El trabajo estandarizado es un concepto simple que se refiere al proceso de documentar métodos, procesos, materiales, herramientas y tiempos de procesamiento. En esencia, se trata de garantizar que las operaciones se ejecuten de la manera más fluida posible y que la estrategia de mejora de procesos evolucione constantemente y sea adoptada por los empleados. El trabajo estandarizado es muy importante para alcanzar el tiempo Takt ideal.
Beneficios del trabajo estandarizado:
- Se siguen las mejores prácticas
- La mejora de procesos nunca termina
- Reduce el desperdicio
- Mejora los esfuerzos de escalamiento
- Hace que las anormalidades sean más visibles
- Se dedica menos tiempo a conjeturas
Consejos para estandarizar el trabajo:
Asegurarse de que sus empleados utilicen las mejores prácticas es una de las mejores formas de aumentar la eficiencia. Si desea promover un entorno de trabajo caracterizado por el trabajo estandarizado, debe asegurarse de que los requisitos de estandarización sean razonables y tengan margen de mejora.
Ignorar los deseos de los empleados que utilizarán estas normas todos los días puede conducir a un entorno de trabajo menos eficiente, ya que se frenará la innovación. La estandarización consiste simplemente en eliminar métodos alternativos que son menos eficientes. En última instancia, esto significa que la estandarización es más adecuada para tareas que son repetibles y cíclicas.
La comunicación es fundamental para garantizar que se establezcan estándares. Esto implica:
- Encontrar un proceso o una tarea que sea repetible.
- Establecer un tiempo Takt ideal para completar este proceso.
- Establecer la secuencia de trabajo y el método necesarios para realizar cada elemento del trabajo.
- Comunicar claramente cómo se puede realizar el trabajo .
4. Flujo de una sola pieza
El flujo de una sola pieza, también conocido como flujo continuo, pone énfasis en la reducción del tamaño de los lotes para eliminar las limitaciones del sistema. Es una metodología mediante la cual se produce un producto o información moviéndose a un ritmo constante de un paso de procesamiento de valor agregado al siguiente, sin demoras entre ellos.
5. Sistema pull kanban
Con un sistema pull Kanban, un proceso de cliente envía una señal a un proceso de suministro para producir un producto o información cuando se necesita.
Un sistema pull se refiere a la eficiencia JIT (Just-in-Time), donde el producto satisface la demanda del cliente, no la excede. Con un sistema pull será más fácil responder a las fuerzas del mercado, pero se trata principalmente de fabricar lo que el cliente quiere cuando lo quiere.
Por otro lado, Kanban se refiere a las señales utilizadas dentro de un sistema pull a través de la programación, combinadas con instrucciones de viaje en forma de simples tarjetas visuales y contenedores.
Esto contradice la «sabiduría convencional» que establece que una empresa debe completar los productos en grandes lotes. Este tipo de metodología se denomina sistema push, que es una metodología en la que el producto se completa antes de que el cliente esté listo para recibirlo. La principal desventaja de este sistema es que mantener el inventario cuesta dinero, al igual que mantener el proceso ocupado por el mero hecho de hacerlo.
Beneficios de un sistema pull Kanban:
- Más capital: se invertirá menos dinero en espacio de almacenamiento para el inventario.
- Mayor dinamismo del mercado: ya sean las fuerzas del mercado las que afectan la escalabilidad o un aspecto del producto en sí, puede ser perjudicial tener un inventario compuesto de productos no vendibles.
- Menos trabajo en progreso (WIP).
- Entorno de producción mejorado: Kanban proporciona claridad visual y puede promover una discusión objetiva y racional entre los miembros del equipo.
- Fácil seguimiento: Todos los miembros del equipo tendrán un feedback constante de su desempeño a través de un desglose de cada etapa de principio a fin.
Consejos para utilizar un sistema pull Kanban:
Hay tres pasos para introducir con éxito un sistema pull Kanban en el entorno de trabajo:
1. Mapee su flujo de trabajo. Visualizar su flujo de trabajo en segmentos fácilmente definibles es el aspecto central de Kanban. Ya sea que utilice un tablero Kanban físico o una versión digital, generalmente tienen tres secciones que representan el estado de su producto. Estas son: solicitado, en progreso y terminado.
2. Contrate trabajo. Cuando empiece a recibir trabajo, contrate trabajo nuevo sólo si existe una demanda concreta de este.
3. Gestione los cuellos de botella y el trabajo en curso. El objetivo de su tablero Kanban es permitir un flujo de trabajo fluido. Debe asegurarse de que sus procesos no se obstruyan poniendo límites a la cantidad de trabajos en curso en un momento determinado.
6. Cinco por qué
Los cinco por qué son un método probado y verdadero para analizar y resolver un problema. Con los cinco por qué, a menudo se puede llegar a la causa raíz de un problema, en lugar de aplicar una solución rápida que, en última instancia, hará que el mismo problema vuelva a aparecer en el futuro.
Preguntarse «por qué» es importante porque ayuda a encontrar la forma más rápida de llegar a la causa raíz de un problema, eliminando los síntomas y llegando directamente a los problemas subyacentes.
Consejos para utilizar los cinco por qué:
Puede utilizar este método para comprender en profundidad un problema, en lugar de tener que rellenar los espacios en blanco usted mismo. Esto lo hace ideal para la resolución de problemas, pero no necesariamente para solucionarlos.
La prueba de los cinco por qué también es beneficiosa porque evita caer en la visión de túnel y centrarse en una sola causa cuando podría haber varias.
Siempre es una buena idea repetir la prueba dando respuestas alternativas o pedirle a un compañero de trabajo que realice la prueba de los cinco por qué para comparar. Esto también significa que puede ir más allá de los cinco por qué, por lo que la clave es detener el ejercicio cuando las respuestas se vuelvan inviables o no se den más respuestas útiles.
Ejemplo de los cinco por qué:
Problema: No cumplimos con el plazo de entrega del cliente ¿
Por qué no cumplimos con el plazo? Porque enviamos el producto un día tarde
- ¿Por qué se envió el producto con retraso? Nuestro sistema de gestión de clientes no se actualizó para reflejar el nuevo lote de pedidos
- ¿Por qué no se actualizó la base de datos? Porque estaba en mantenimiento
- ¿Por qué no se terminó la actualización a tiempo? Hay puestos vacantes en el departamento de TI, lo que ha aumentado los tiempos de respuesta
- ¿Por qué hay puestos vacantes en TI? Varios miembros del personal de TI están de vacaciones al mismo tiempo
7. Cambio rápido/SMED
SMED es el intercambio de matrices en un solo minuto, que es un proceso de reducción del tiempo de cambio al categorizar los elementos de la máquina como internos o externos y luego convertir los elementos internos para que se puedan cambiar externamente mientras la máquina aún está en funcionamiento.
Una metodología de tres etapas desarrollada por Shigeo Shingo reduce el tiempo de cambio mediante la externalización y la optimización de los pasos. Se utilizan tiempos de cambio más cortos para reducir el tamaño de los lotes y producir justo a tiempo. Este concepto ayuda a reducir el tiempo de configuración para mejorar la flexibilidad y la capacidad de respuesta a los cambios del cliente.
Beneficios de SMED:
- Menos tiempo de inactividad y mejor capacidad de respuesta a los clientes.
- Reducción del trabajo en curso y del tamaño de los lotes.
- Mejor utilización de la maquinaria y los recursos.
- Al aumentar la cantidad de cambios, podemos tener menos inventario de materias primas, suministros y productos terminados.
- Ser más eficientes e identificar oportunidades de mejora continua
8. A prueba de errores
Se trata de una metodología que evita que un operador cometa un error incorporando una capacidad de respuesta preventiva integrada en el diseño del producto o los procesos de producción.
La prueba de errores se puede aplicar a la mayoría de los procesos, pero las áreas donde puede resultar vital incluyen instancias en las que se ha identificado un determinado proceso que da lugar a errores humanos frecuentes; en situaciones en las que el cliente puede cometer un error; cuando un error menor se convierte en un error importante; o en cualquier punto en el que un error conducirá a una interrupción importante.
Beneficios de la detección de errores:
- Promueve la rendición de cuentas y la mejora de procesos
- Requiere un esfuerzo relativamente bajo y no requiere mucho tiempo
- Asegura que existan las circunstancias adecuadas antes de la creación real y evita que se produzcan defectos
- Identifica y elimina las causas de interrupción
Esta metodología de mejora de procesos se compone de estos pasos:
- Crear un diagrama de flujo del proceso
- Revisar cada paso
- Determinar dónde hay un error potencial y buscar su origen
- Eliminar la fuente del error o reducir su efecto
- Reemplazar el error con un proceso a prueba de errores
9. Nivelación de la carga de trabajo
Esta es la idea de que, aunque los patrones de pedidos de los clientes pueden ser bastante variables, todos los procesos deben generar cantidades consistentes de trabajo a lo largo del tiempo (día a día, hora a hora).
Esta estrategia se adopta mediante la planificación inteligente de diferentes combinaciones y volúmenes de productos a lo largo de un período de tiempo.
10. Mantenimiento productivo total (TPM)
Un sistema basado en equipos para mejorar la eficacia general del equipo (OEE), que incluye disponibilidad, rendimiento y calidad. Esto ayuda a establecer una estrategia para generar un sentido de propiedad de los empleados de manera autónoma para el mantenimiento del equipo.
El objetivo del programa TPM es aumentar significativamente la producción y al mismo tiempo aumentar la moral y la satisfacción laboral de los empleados.
11. Metodología 5S
5S es una metodología de cinco pasos cuyo objetivo es crear y mantener un lugar de trabajo visual organizado para la mejora y la eficiencia continuas de los procesos.
Este es un sistema muy práctico que ayuda a analizar el espacio organizacional actual y eliminar lo que no es necesario.
Las 5S son:
Ordenar. Este paso implica revisar todas las herramientas y materiales de trabajo para determinar qué se necesita y qué no. Para determinar el valor de cada artículo, pregúntese lo siguiente:
- ¿Cuál es el propósito de este artículo?
- ¿Por qué está aquí?
- ¿Con qué frecuencia se utiliza?
- ¿Quién lo utiliza?
- ¿No puede encontrar respuestas útiles a estas preguntas? Probablemente no lo necesite.
Ordene. Una vez que haya eliminado el desorden innecesario, puede reorganizar el espacio de trabajo para que se ajuste a los objetivos y las solicitudes inmediatas de su equipo.
Ordene. Cree un plan para el mantenimiento y la limpieza regulares de las herramientas y el equipo.
Barrer. Crear un plan de mantenimiento y limpieza regular para herramientas y equipos.
Estandarizar. Convertir esfuerzos puntuales en hábitos. Ya sea mediante una lista de verificación en línea o recordatorios verbales, reserve tiempo para ayudar a fomentar un entorno en el que las tareas se conviertan en rutina.
Sostenibilidad. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo. Tanto si eres un gerente como si eres un empleado nuevo, todos deben estar de acuerdo con el nuevo programa. Por eso, documentar los procedimientos y asegurarse de que sean fáciles de encontrar es tan importante para la mejora de los procesos.
12. Resolución de problemas/PDCA
El ciclo PDCA es un modelo gráfico de cuatro fases para implementar cambios en su organización. PDCA significa planificar, hacer, verificar y actuar.
El método es cíclico, por lo que el ciclo PDCA/PDSA debe repetirse una y otra vez. Es una buena idea utilizar este modelo al comienzo de un proyecto de mejora de procesos, especialmente para procesos que son repetitivos.
Planificar: Encontrar un problema u oportunidad y establecer un plan para un cambio continuo. Deberá crear una hipótesis sobre cuáles pueden ser los problemas potenciales.
Hacer: Esta es la fase de prueba. Siendo realistas, será una prueba a pequeña escala en la que podrá medir fácilmente los resultados y comprender mejor su hipótesis.
Verificar: Evaluar si el problema está solucionado.
Actuar: Si la prueba inicial tuvo éxito, repítala a mayor escala.
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Sobre la autora
Romina Orlando
Con más de 20 años de experiencia en liderazgo, gestión financiera y empresarial. Brindo Educación y Consultoría a profesionales, bancos y empresas. Puedes seguirme en mis redes:
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